Google 文件发布至今已受到越来越多人的接受。虽然它依然还不足以同微软的 Office 办公软件系列相提并论，但是，Google 文件正在不断的改进和更新，越来越多功能加入到其中

，使之各项功能逐步完善，就连微软都不得不重视这个新的对手。近日，Google 文件进行了较大的更新，全新的面貌和功能式我们眼前一亮，下面就来看看这些新的变化吧。

　　一、全新界面 用文件夹来整理文档

　　旧的 Google 文件管理界面可以用“简陋”二字来形容，混乱、没有分类，这些使得我们提高效率受到限制，特别是在已建立众多文档的情况下。随着文档数目的不断增加，我们急需一种更简易的方式来管理并整理这些文档。

　　

　　图1 旧的 Google 文件管理界面非常简陋

　　如今，Google 文件对此问题做了极大的改善，这种改善的方式便是增加文件夹，按照不同的类别来对文档进行管理，与我们熟悉的 Gmail 的邮件管理非常类似。

　　默认情况下，Google 文件可以用几种方式浏览项目，包括“我创建的项目”、“星号标识项目”和“垃圾箱”;当然，也可以按照文件夹的形式来查看。

　　

　　图2 全新界面(点击看大图)

　　创建文件夹，只要点击左上角的“新建”按钮，然后在下拉菜单中选择“文件夹”并为其命名。接着，我们就可以使用拖放的方法或者上方的“添加到文件夹”按钮，将任意文档添加该文件夹中，也可以将某个文档添至多个文件夹中。

　　评论：通过文件夹的方式来管理文档是大家所最熟悉的方式，Google 文件的这一改进使得其文档管理与大家的操作习惯进一步接轨，同时也与 Gmail 的管理有很多的相似之处，极大方便了日常的操作，特别是对于一些团队工作中有大量的文档时，文件夹可以让各个文档分门别类地放在一起，管理起来有条不紊。 界面外观也有一些改动，变得更加细致美观。

二、提高效率 新增键盘快捷键

微软的 Office 办公软件中内建了许多快捷键功能，使得它的操作效率得到极大的提高，这一功

能也得到广大用户的喜爱。而 Google 文件也不例外，众多的快捷键功能使它更加易用。最近的更新，Gooogle 文件向编辑器新添加了 12 个键盘快捷键，以加快常见操作的速度。以下是 Google 文件完整的快捷键列表，以及它们的适用范围，掌握这些对于使用 Google 文件会有很大的好处。

快捷键	功能	文档	电子表格
Ctrl+A	全选	支持
Ctrl+B	加粗	支持	支持
Ctrl+C	复制	支持	支持
Ctrl+E	居中显示	支持
Ctrl+H	替换	支持
Ctrl+I	斜体	支持	支持
Ctrl+J	两端对齐	支持
Ctrl+K	插入链接	支持
Ctrl+L	左对齐	支持
Ctrl+M	插入意见	支持
Ctrl+P	打印	支持	支持
Ctrl+R	右对齐(文档)	支持	支持
Ctrl+S	保存	支持	支持
Ctrl+U	下划线	支持	支持
Ctrl+V	粘贴	支持	支持
Ctrl+X	剪切	支持	支持
Ctrl+Y	重做	支持	支持
Ctrl+Z	撤销	支持	支持
Ctrl+End	跳转到数据区域的最后一个单元格		支持
Ctrl+Home	跳转到数据区域的第一个单元格		支持
Ctrl+左箭头	跳转到数据区域最左边的单元格(当前行)		支持
Ctrl+右箭头	跳转到数据区域最右边的单元格(当前行)		支持
Ctrl+下箭头	跳转到数据区域最下方的单元格(当前列)		支持
Ctrl+上箭头	跳转到数据区域最上方的单元格(当前列)		支持
Ctrl+Page Down	移动到下一个工作表		支持 (IE only)
Ctrl+Page Up	移动到前一个工作表		支持 (IE only)
Ctrl+Shift+L	项目符号	支持
Ctrl+Shift+空格	插入连续空格	支持
Ctrl+空格	去除版式	支持
Ctrl+1	标题样式1	支持
Ctrl+2	标题样式2	支持
Ctrl+3	标题样式3	支持
F2	编辑活动单元格		支持
Enter	移到列中的下一个单元格		支持
Esc	退出单元格编辑		支持
Shift+Enter	移动到当前列中的前一个单元格		支持
Shift+page up/down	扩展向上或下的选择一屏		支持
Ctrl+空格	选择整列		支持
Shift+空格	选择整行		支持
Shift+上,下,左,右箭头	手动选择		支持
Page Down	下移一屏		支持
Page Up	上移一屏		支持
Shift+Tab	移动到表格(文档)或行 (电子表格)中的前一个单元格	支持	支持
Tab	移动到表格(文档)或行 (电子表格)中的后一个单元格	支持	支持

三、协同工作 更合理的邀请和注释

支持多人协同在线工作是 Google 文件的最大亮点，但是旧的邀请系统有些不便之处：必须邀请邮件列表上的所有

人，或者在邀请有多个地址和多个 Google 帐户的用户时会遇到问题。现在 Google 已简化了邀请过程，解决了这两个难题，邀请页面也更简洁、设置更丰富。

打开任一文档或电子表格，点击右上角的“共享”链接，进入文档共享邀请发送界面。新的邀请界面做了不少改动，我们可以从以下的新旧两张图中明显地看出区 别。协作者和浏览者的邀请输入框合二为一，通过一组选项按钮进行控制。协作者可以编辑和查看文档，而浏览者只可以看到对文档作出的所有更改。

图3 旧的邀请界面（点击看大图）

图4 新的邀请界面（点击看大图）

点击“从联系人中选择”链接，可以直接从你的 Gmail 联系人列表中邀请协作者或者浏览者，非常方便；通过新的高级权限设置，可以赋予协作者再次邀请他人的权限；也可以设置为任何人都可使用邀请，最大程序地开放你的文档。

在协作编辑电子表格，时常会遇到需要给自己或朋友留下注释，以引起注意或者留下意见。现在您可以在电子表格的任意单元格中留下注释供所有人参考。

在电子表格编辑界面中点击要插入注释的单元格，然后单击“插入”下拉菜单并选择“意见”；接着，在弹出的提示框中输入内容，最后点击电子表格中的其它单元格即可完成注释的添加。

图5 为单元格添加注释

添加注释后的单元格右上角会有一个橙色的标记，鼠标移到其上后即可看到注释。

评论：从改进邀请和添加注释来看，Google 对于每一个细节的控制的确值得称道。这些改进都使得共享协同操作更加方便，更高效。

四、直观浏览 全面支持图表功能

在电子表格的编辑中，图表是显示数据及其对比的最直观方式。在 Google 文件中，现在也能轻松地利用图表功能，以

简易的图形将数据显示给协作者和浏览这，并且有多样风格可选择。

在 Google 电子表格中，有五种主要图表类型可供选择，其中包括柱状图、条形图、饼状图、折线图和散点图。要在电子表格中加入图表，只要在表格编辑界面中选择要包含在图表中的数据单元格，然后在菜单栏中选择“饼状图”图标，这时会弹出“创建图表”的窗口。

图6 创建图表

在这个窗口中，我们可以选择图表的类型以及其他一些参数，如图表标题、坐标轴等，最出色的是还可以支持实时预览显示。创建完毕后即可在编辑界面上看到图表，并且可以随意拖动位置、删除，还可将其保存为图片存储在本地计算机中或者插入到 Google 文档中使用。

图7 添加表格后的效果

评论：Google 电子表格中加入了图表功能，使得这个电子表格工具更加完整。用户可以通过图表直观地表达各种数据，在协作工作和共享中都可以获得更好的效果。

五、总结：一些东西仍然欠缺

我们可以看到 Google 文件的确改进了不少，但是它仍然还有很多的欠缺：作为一个在线办公系统，对于幻灯片功能的缺失

似乎有些说不过去。要实现幻灯片功能，相信对于 Google 来说并不困难，通过其雄厚的资金和强大的技术，很容易就可以实现这个功能。

当然，还有一些细节上的不便之处，如脱机操作——这实现起来似乎有些棘手；与非Google用户共享等。

Google 文件正在一步步的完善，在近期的更新中我们可以看到 Google 所做的努力，这让我们使用 Google 文件的理由不仅仅是因为它支持协同工作——它还是一个优秀的、功能不错的办公软件，在一定程序上，它还可以让我们抛弃“不可替代”的单机办公软件。